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Pourquoi est-il important de dématérialiser les documents de l’entreprise  ?

Dans le monde d’aujourd’hui, il n’est pas rare de voir des bulletins de paie et des factures dématérialisés. Les avantages qu’ils offrent sont d’ailleurs multiples. Pour les découvrir, il faut recourir aux services d’un éditeur spécialisé dans la dématérialisation de documents de tout genre. En tout cas, voici pourquoi il est important d’opter pour la solution de dématérialisation.

Les documents dématérialisés se conservent plus longtemps

Les avantages de la dématérialisation au sein d’une entreprise sont bel et bien réels. Plus concrètement, les documents dématérialisés peuvent être conservés pendant plusieurs dizaines d’années. Inutile de rappeler que les bulletins de paie en version papier se détériorent rapidement, surtout lorsqu’ils sont mouillés. Et ils seront définitivement perdus une fois transformés en cendre dans le cas d’un incendie. C’est pourquoi les fiches de paie ou factures électroniques sont très plébiscitées. Il suffit de recourir à un éditeur spécialisé dans la dématérialisation pour bénéficier de tous les avantages de cette solution révolutionnaire. S’il s’agit d’une entreprise française, ce serait encore mieux. Il faut visiter son site web afin d’y découvrir toutes les prestations proposées.

Les fiches de paie, les factures et les contrats dématérialisés peuvent donc être conservés de manière durable. De plus, ils sont plus faciles à manipuler et à stocker. La dématérialisation permet de supprimer le papier et de démocratiser l’utilisation des documents purement électroniques. Bien entendu, il est indispensable de se servir d’un système de dématérialisation pour produire des fiches de paie ou factures électroniques. Normalement, il devrait permettre de numériser une pile de documents. Il faudra juste s’assurer qu’il est conforme aux certifications ISO et NF. Il doit également être disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Il sera ainsi possible de l’utiliser en continu en fonction des besoins de la société.

Les documents électroniques sont plus sécurisés

Comme il a été déjà mentionné, les fiches de paie ou factures en version papier ne sont pas à l’abri des dommages causés par l’eau et le feu. Si elles sont brûlées ou mouillées, elles ne serviront plus à grand-chose, raison pour laquelle il est préférable d’opter pour la dématérialisation. Il sera ainsi possible de prolonger la durée de conservation des documents RH. Une fois numérisés, ces derniers seront sécurisés et stockés dans des plateformes en ligne créées à cet effet. Le responsable des ressources humaines de l’entreprise peut y accéder à tout moment. À noter que l’archivage électronique légal est l’une des prestations offertes par un éditeur spécialisé dans la dématérialisation. Idem pour un coffre-fort numérique qui permet de sécuriser tout type de document administratif.

La dématérialisation présente de nombreux avantages, notamment pour le responsable des Ressources Humaines. Elle lui permet en effet de gagner du temps lors du traitement des différents documents administratifs, sans parler de l’optimisation des coûts engendrés par les processus RH. En clair, la dématérialisation constitue une solution fiable et efficace pour réduire les coûts de traitement des documents administratifs. Bien sûr, les documents numérisés doivent respecter les normes ISO 27001 & 14001 et Z42-013.

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