L’archivage des documents d’entreprise est un enjeu important pour la survie de la structure et pour la bonne marche des affaires. En effet, si la plupart des sociétés sont conscientes de l’importance d’une telle politique, elles sont en revanche souvent mal engagées dans ce process. Beaucoup de professionnels subissent ainsi des dommages considérables du simple fait de ne pas être en mesure de produire des documents justificatifs en cas de contentieux. Quel est donc le cadre légal concernant la conservation des documents en entreprise et comment bien procéder ? Nous vous disons tout.
Pourquoi conserver les documents d’entreprise ?
La conservation des documents en entreprise est avant tout une protection pour cette dernière. En effet, elle permet d’assurer que la société respecte ses obligations en terme légaux, mais aussi d’authenticité des informations. Elle a pour but de protéger les documents d’entreprise tout en les gardant accessibles, en préservant leur traçabilité et leur confidentialité dans certains cas de figure. Ainsi, la conservation des documents a également pour objet de prémunir la société en cas de contrôle administratif ou de litige afin de pouvoir justifier ses décisions.
Depuis la loi du 13 mars 2000, les documents d’entreprises numérisés ont autant de valeur que les archives papiers. Leur authenticité est garantie dans la mesure ou leur archivage respecte les normes édictées dans le cadre d’une politique de dématérialisation.
Respecter les durées légales de conservation
Les règles qui entourent la conservation des documents en entreprise font l’objet d’une vigilance particulière en ce qui concerne les délais de prescription. En effet, chaque document doit être conservé pendant une période bien défini selon sa nature. Ainsi, les papiers relevant des activités courantes de l’entreprise comme les factures et autres documents non-fiscaux doivent être conservés 3 ans. Les documents fiscaux quant à eux à savoir les factures de fournisseurs ou encore les relevés bancaires ou de paye doivent être archivés pendant 10 ans.
Les documents en rapport avec le patrimoine et les acquisitions immobilières ont un délai de conservation de 30 ans. Les documents comptables justifiant l’activité de l’entreprise sont quant à eux obligatoirement conservés au minimum pendant 10 ans comme le stipule le Code de Commerce. Cette durée est également identique en ce qui concerne les documents bancaires de l’entreprise, c’est-à-dire tout ce qui peut justifier les dépenses, virements et autres relevés de débits et crédits.
Comment conserver les documents d’entreprise ?
Si la conservation des documents d’entreprise est un besoin impérieux pour la société, elle n’est cependant pas un projet à prendre à la légère. En effet, elle exige la mise en place d’une stratégie efficace d’archivage tout en nécessitant des investissements considérables tant du point de vue de l’organisation que des outils. De ce point de vue, externaliser l’archivage des documents en la confiant à un tiers est une solution qui revêt de nombreux avantages. En plus de maîtriser les aléas de la loi du 17 juin 2008, une entreprise spécialisée sera en mesure de proposer des solutions adaptées aux attentes et besoins de l’entreprise.
Les contraintes légales et la nécessité de disposer des compétences techniques pour un archivage qualitatif qui garantit l’authenticité, la disponibilité et la traçabilité des documents est également un enjeu qui justifie le recours à un tiers.
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